一般的，差旅由直接成本和间接成本两部分组成。直接成本包括交通、住宿、餐饮以及财务部门的管理费用。目前，多数企业仍采用传统的纸张报销手段；间接费用则包括企业需要预支的现金、报销以及审计单据的费用。稍不注意，就会有很多费用就在某个或某些环节大量流失。
有一家在中国的跨国企业，每年的差旅开支都要超过800万美元，其原因就在于直接成本和间接成本太高。这家企业在中国的摊子铺得很大，它拥有40家分支机构，48家不同的代理商。公司职员每年都要坐上好几趟飞机，可谓是航空公司标准的大客户，但从来没有人想到去和航空公司协商，获得一定的折扣。这个公司的酒店费用也是如此。公司职员都有自己偏好的酒店，所以无 法和哪个酒店签订长期合同，以获得更优惠的价格。更为糟糕的是，该公司至今 还采用传统的预支现金的做法，所以出差人员每次回来都会带来一堆发票，足够让 财务人员忙上大半天审计，而且还容易因某些发票能不能报销发生争执。总之差旅费用管理的落后、无序，造成了如此现状。那么,如何控制商务旅行成本呢?【智风绩效】建议，企业不妨做到以下几点：
1.明晰财务政策，便于所有部门查询，由此避免职员在未被授权的领域内支出费用。
2.优化供应链。要学会控制成本，必须清晰地了解企业把钱都花到哪里去了，自己的供应商究竟是谁；然后优化供应链，与航空公司、酒店签订长期合作 合同，获得优惠的价格。
3.用公司卡管理费用支出。用传统的纸张管理，不仅容易发生纠纷，而且管理成本很高，国外很多企业早就和一些金融机构合作，开发出公司卡。职员可以 拿着这张卡直接消费，既避免了现金支出，降低了成本，而且还可以对整个出差流程进行费用监控，看其是否符合公司政策。这样一来，所有的信息都可以迅速 查询，而又无需繁杂的发票。
4. 监督相关政策的执行情况。因为再好的政策得不到执行也只是一纸空文，企业需要建立一套强有力的监督机制。
5.严格费用支出。对费用支出严格把关，一旦发现授权之外的支出，一律予以处罚。
6.使用科技手段降低费用。传统的程序往往是公司行政部门帮助员工打电话、订票、付钱，既耗用时间、人力，而且效率也低。最理想的做法就是借助全球预订系统等现代化工具，对飞机航班、酒店房间存量等信息有一个清楚的了解，这样每一个要出差的人只要自己上网，花费很短的时间就能搞定所有的事。
