所谓采购的基础管理,就是要解决采购管理由谁管、管什么怎样管的问题,也就是要解决采购管理的权限范围、审批机制和决策程序问题。
一、由谁管:组建采购管理组织
采购管理组织,是采购管理最基本的组成部分,是采购业务行动的工作部。小企业应根据自身情况,本着精悍和高效的原则,不贪大求全,选择踏实能干的人员,构建起合理的管理组织。
二 、管什么
1.采购需求分析:采购需求分析,就是根据企业状况,弄清需要采购什么、采购多少、什么时候采购、怎样采购的问题,制定需求计划,从为制定出科学合理的采购订货计划做准备。2.采购资源市场分析:采购资源市场分析,即根据企业所需求的物资品种,分析资源市场的情况,包括资源分布情况、供应商情况、品种质量、价格情况、交通运输情况等等。资源 市场分析的重点是供应商分析和品种分析。只有弄清了采购资源市场,才能制定合理的采购计划。3.制定采购订货计划:制定采购订货计划,即根据采购需求品种情况和供应商的情况,制定出切实可行的采购订货计划,具体解决何时订货、订购什么、订多少、向谁订、怎样订、怎样进货、怎样支付等问题。4.实施采购计划:采购计划实施,即把制定的采购订货计划分配落实到人,并随着项目的进展及时更新。具体包括联系供应商、进行贸易谈判、签订订货合同、运输进货、到货验收入库、支付货款以及善后处理等。5.采购评估与分析:采购评估,即在一次采购活动完全结束后,对这次采购情况的总结,也可以按月甚至每年举行总结评估。6.采购监控:采购监控,即对采购活动进行的监控活动,包括对采购有关人员、采购资金、采购事务活动的监控。
三 、怎样管
不同的企业由于管理机制不一样,在采购管理上还会出现不同的采购机制,【智风绩效】总结如下:1.基于采购的采购管理机制就是采购的一切环节,包括采购什么、采购多少、什么时候采购、怎样采购等,都按照规定进行。这种采购管理组织所作的工作,就是把收到的采购任务单整理一下,然后分配落实到各个采购员,督促各个采购员按时执行,并把采购回来的货物送到各个需求者就可以了。这种采购管理机制不需要考虑市场、订货、供应商等情况,也不需要考虑物流优化、库存量控制、降低采购等一系列问题。只要把他们需要采购的东西 采购回来,交给仓库管理人员往仓库里一放,其他的就可以不管了。采用这种机制,由于库存、采购成本等情况不加考虑,容易造成成本费用的增加。2.基于生产的采购管理机制基于生产的采购管理机制,是为了生产需要而设立的采购管理组织。由于各个生产车间情况不同,且各个生产车间对彼此产品、技术、零部件、原材料等都不熟悉,由采购部门通过研究各个车间的需求规律,为各个车间统一制定订 货计划。这种采购管理机制,采购管理组织不是简单地管采购,它还要管生产,从整个企业生产部门的全体情况综合考虑生产的需要,按照效益最大化的原则来制 定产品的自制或采购决策。根据这个决策所产生的采购需求来研究需求规律,制定采购任务计划,进行采购。3.基于销售的采购管理机制基于销售的采购管理机制,也就是基于销售市场的采购管理机制。它是为了满足企业销售的需要而设立的采购管理组织。这通常是适合在流通企业中设立的采购管理组织,也可以适合在一个生产企业(包括生产流通型企业)中设立的采购管理组织。这种采购管理机制的特点是,基于市场运作并立足于企业的销售情况和根 本利益综合考虑,来制定采购决策。以销定供、或以销定产再定供。采购管理机 制对采购管理人员的要求很高,但可保证企业效益的最大化和成本的最小化。这 种采购管理机制可有效地控制采购成本费用。