所谓采购的基础管理，就是要解决采购管理由谁管、管什么怎样管的问题，也就是要解决采购管理的权限范围、审批机制和决策程序问题。
一、由谁管：组建采购管理组织
采购管理组织，是采购管理最基本的组成部分，是采购业务行动的工作部。小企业应根据自身情况，本着精悍和高效的原则，不贪大求全，选择踏实能干的人员，构建起合理的管理组织。
二 、管什么
1.采购需求分析：采购需求分析，就是根据企业状况，弄清需要采购什么、采购多少、什么时候采购、怎样采购的问题，制定需求计划，从为制定出科学合理的采购订货计划做准备。2.采购资源市场分析：采购资源市场分析，即根据企业所需求的物资品种，分析资源市场的情况，包括资源分布情况、供应商情况、品种质量、价格情况、交通运输情况等等。资源 市场分析的重点是供应商分析和品种分析。只有弄清了采购资源市场，才能制定合理的采购计划。3.制定采购订货计划：制定采购订货计划，即根据采购需求品种情况和供应商的情况，制定出切实可行的采购订货计划，具体解决何时订货、订购什么、订多少、向谁订、怎样订、怎样进货、怎样支付等问题。4.实施采购计划：采购计划实施，即把制定的采购订货计划分配落实到人，并随着项目的进展及时更新。具体包括联系供应商、进行贸易谈判、签订订货合同、运输进货、到货验收入库、支付货款以及善后处理等。5.采购评估与分析：采购评估，即在一次采购活动完全结束后，对这次采购情况的总结，也可以按月甚至每年举行总结评估。6.采购监控：采购监控，即对采购活动进行的监控活动，包括对采购有关人员、采购资金、采购事务活动的监控。
三 、怎样管
不同的企业由于管理机制不一样，在采购管理上还会出现不同的采购机制，【智风绩效】总结如下：1.基于采购的采购管理机制就是采购的一切环节，包括采购什么、采购多少、什么时候采购、怎样采购等，都按照规定进行。这种采购管理组织所作的工作，就是把收到的采购任务单整理一下，然后分配落实到各个采购员，督促各个采购员按时执行，并把采购回来的货物送到各个需求者就可以了。这种采购管理机制不需要考虑市场、订货、供应商等情况，也不需要考虑物流优化、库存量控制、降低采购等一系列问题。只要把他们需要采购的东西 采购回来，交给仓库管理人员往仓库里一放，其他的就可以不管了。采用这种机制，由于库存、采购成本等情况不加考虑，容易造成成本费用的增加。2.基于生产的采购管理机制基于生产的采购管理机制，是为了生产需要而设立的采购管理组织。由于各个生产车间情况不同，且各个生产车间对彼此产品、技术、零部件、原材料等都不熟悉，由采购部门通过研究各个车间的需求规律，为各个车间统一制定订 货计划。这种采购管理机制，采购管理组织不是简单地管采购，它还要管生产，从整个企业生产部门的全体情况综合考虑生产的需要，按照效益最大化的原则来制 定产品的自制或采购决策。根据这个决策所产生的采购需求来研究需求规律，制定采购任务计划，进行采购。3.基于销售的采购管理机制基于销售的采购管理机制，也就是基于销售市场的采购管理机制。它是为了满足企业销售的需要而设立的采购管理组织。这通常是适合在流通企业中设立的采购管理组织，也可以适合在一个生产企业(包括生产流通型企业)中设立的采购管理组织。这种采购管理机制的特点是，基于市场运作并立足于企业的销售情况和根 本利益综合考虑，来制定采购决策。以销定供、或以销定产再定供。采购管理机 制对采购管理人员的要求很高，但可保证企业效益的最大化和成本的最小化。这 种采购管理机制可有效地控制采购成本费用。
