这里所说的办公设备，是指除办公室的家具以外，办公室的一大批与办公相关的 机器和装置。主要的办公机器是信息机器。无论是一台打字机一台电子计算机、一 台复印机或一台计算器，它们都与处理信息有关。因此，办公设备是人与工作之间的 媒介。机器能使职员在较少的时间内比较准确地、质量比较高地完成更多的工作。KPI【智风绩效】认为，一些设备，如电传打字机，可以帮助职员把他们的工作成果传送给超远距离的其他人，而且能收到快速反馈。
选择好办公设备，不仅可以直接节省一大笔钱，而且可以减少机器的维修费用、 保证机器的较长寿命，高质量的设备还可以提高工作人员的操作效果，提高工作效率、生产率。办公设备的选择可从可行性研究开始。在进行可行性研究时管理者应该 清楚的两个问题是：
(1)这种设备是否必要?
(2)如果必要，哪种设备最好?
在可行性研究中，要对整个信息系统进行鉴别，而且要弄清楚这种设备在这一系 统中的作用。为帮助管理者做好办公设备的可行性研究，下列准则可能是有用的：
(1)如果使用设备可以提高工作人员的效率，那么这种设备可能就是有必要购买的。如果设备可以代替复杂或者枯燥无味的工序，那么也应该购买，以提高工作量。
(2)在设备能提供高质量产出的地方，应该使用设备。例如，相对于用打字机打出的报告，手工抄写报告的整洁度和清晰度不够，应尽量使用前者。
(3)如果通过设备能够保持较好的控制力，保证产品的精确度，那么应该购买。
(4)每当设备能降低办公室工作的实际操作成本时，就应安装设备。在计算设备 安装的全部成本时，必须考虑劳务合同、操作和所需的布局变换的成本。
(5)为了应付办公室工作日程中的紧急工作以及高速度的要求和高峰负荷，应该考虑安装合适的设备。
(6)仔细思考所要购买的设备存在的缺陷，如设备所能承担的最高位数、表格纸 和记录带的尺寸、循环速度、所要求的复制品的数量、自动处理的复杂程度、内部贮 存媒体的数量和能力、预期使用寿命和以旧换新价值。
(7)机器操作人员和技术人员对机器最熟悉，因此在选择时一定要多征求意见，做好协商。另外，如果购买机器后所需的培训强度过大、费用过多，应该慎重。
(8)在设备的选择过程中，应当优先考虑可提供的现金和可靠的维修工作。如果 设备没有正常地发挥作用，或没有全部发挥作用，其结果就会增大办公室作业成本。
(9)如果要考虑到设备的用途，就应该选择具有下列特点的设备：简单(容易操 作、容易学、容易维修);灵活(在许多情况下都能用);轻便(机器容易迁移，以便 在一些部门中使用);适应性强(能很快合并到现在的办公室系统中)。
(10)在正式购买前，应考虑在安装设备的地方进行预测试，通过一定的测试期 才能真正了解设备的性能和状况。对于大型、贵重的设备尤其要测试，而且应有较长 的测试期。
(11)办公室设备标准化是人们所希望的。依靠尺寸、类型和牌号的标准化，就有可能：①通过较大数量的购买，获得较低的价格。②由于使用的只是几种牌号的机 器，可以降低保养费用。③如果必要的话，可建立公司自己的服务部门，这样做比较 方便而且比较经济。④由于拥有一支能操作任何一种机器的职工队伍而做到了节省开 支。⑤在培训操作人员上比较简单而且比较容易。⑥购买和使用适合机器牌号的办公 表格用纸。⑦使设备折旧和以旧换新价值计算简单化，这方面从所得税及通过贴旧换 新处理设备这两种观点来看都是重要的。
