会议是成本的大敌!

浏览: 作者:KPI绩效考核咨询公司【智风绩效】 来源:KPI绩效考核咨询公司【智风绩效】 时间:2024-04-10 分类:绩效管理咨询,降本增效咨询
如果要讨论的问题时机尚不成熟,如果通过电话或者电子邮件就可解决问题,如果对议题分析有重要作用的人无法到场,如果会议的成本大于解决问题带来的收益,那么就不应该召开会议

召开会议,KPI绩效考核咨询公司【智风绩效】总结,必须要注意以下几点内容:

一、确定会议有无必要

如果要讨论的问题时机尚不成熟,如果通过电话或者电子邮件就可解决问题,如果对议题分析有重要作用的人无法到场,如果会议的成本大于解决问题带来的收益,那么就不应该召开会议。KPI绩效考核咨询公司【智风绩效】,简而言之,当没有决策要作出,也没有任何头脑风暴要进行时,就应该取消会议。当下面的一条或多个条件满足时,就必须召开会议:(1)分享信息。当所有必需的信息并非为一个人所持有,当员工在一起时可以互相激发灵感,或者当哪些信息是必需的或有用的还不清楚时。(2)达成一致。当员工们通过聚在一起讨论可以达成一致意见,并且问题的解决的的确确需要他们参与时。(3)信息散播和反馈。许多人需要以相同的方式得到相同的信息时,电子邮件是有效的。但是,当实际问题并不仅限于散播,还要对反应进行估计,并进行“公开讨论"时,会议就会大有助益。(4)问题解决。当需要各种方针或信息来完成复杂的任务或作出高质量的决策 时,通过会议讨论要比一个人决策好得多。因此,在处理复杂问题时,需要召开会议,并通过头脑风暴来找出解决方法。

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二、确定会议目标

会议的目标因会议讨论的问题不同而有异。把期望会议产生的结果作为表述会议目标的出发点,并对会议的目标和期望结果进行明确的表述,将有助于做好会议其他方面的筹划工作。在召开会议时,这样做也有助于会议目标在组织内部得到充分的交流,使会议更加透明化,有助于将会议引导到便于进行讨论调控的轨道上来,最终有利于组织利益的实现。

三、准备议程

(1)设定会议的起讫时间,如果需要的话,制订周密的会议日程表,并且严格遵循。(2)预定会议室。包括会议室的环境,是否需要姓名牌、茶水等。(3)事先告知与会者会议议程。把召开会议的原因告诉他们,有必要的话可以事。先散发关于会议的通知和相关材料,使与会者提前做好材料准备、发言准备等各项会议准备,这样,会议中就可以做到有的放矢,提高会议效率。

四、会议中控制

(1)控制时间。如果需要的话,指定专人来控制时间,明确说明每项内容的讨论时间,做到准时开会和散会。(2)控制秩序。严格遵守会议规章制度。例如,要守时,要认真听其他人发言,不要随便打断发言人,在对他人的意见提出质疑时,要采取积极的态度。(3)控制发言人。不要让与会议无关的人出席会议,保证每个参会人员都有事可做。指定一个主席主持会议,指定秘书做记录。如果某个发言人占用时间过长,应该 给予提醒。(4)控制会议进度。应注意引导发言人围绕议题谈话,保证会议切题。不要把会 议变成对他人进行人身攻击的工具,这样,整个会议气氛就会恶化,无谓地浪费大量 的时间。

五、会后总结

每开完一次会,你大概都觉得如释重负。但是千万不要忘了,作为领导人,你应 当对自己召集的会议作出评估,看是否开得划算、是否有成效。不妨向自己提出以下 问题:(1)这次会议是非开不可吗?它是解决问题的最好方式吗?(2)事先准备和通知会议的时间、地点和会议议程了吗?(3)挑选的会议室有必要的设备吗?(4)讨论切题吗?(5)会议是否简短到可以吸引住大家的注意力?(6)是否作出了对公司有益的决定?(7)与会者都参与讨论了吗?(8)多数成员都参与讨论了吗?(9)问题的讨论是否面面俱到?(10)是否由于垄断会议而限制了讨论?(11)在提出解决办法之前是否全面地讨论了问题?(12)在达成一致协议之前是否已讨论过了几种解决问题的办法?(13)是否鼓励与会者来表达他们的真实感情?(14)有能力缩小严重的分歧吗?(15)能否驾驭好会议,使与会者围绕一个主题?(16)达成意见一致了吗?(17)会议的开销值得吗?

你如果对以上问题的回答比较满意,那么这个会议就是高效的、成功的;如果不满意,那下次开会就要多做考虑了。每开过一次会,都问自己这样一些问题,总结经验,不断改进,慢慢地,你就会 把自己磨炼成为一个开会高手,在会议桌这个领导舞台上尽展风姿,实现你的领导目 标,达成你的目的愿望!另外,会后要尽快编好会议纪要,并下发给各个部门,确保从会议记录中能够看 出会议制定的行动方案及其执行者。总结经验,分析这次会议的成功之处,为以后的 工作提供指导意见。为杜绝与会者无故缺席、迟到、早退,应该将迟到、早退等情况 通知本人,促其以后改正。